Öncelikle e-Fatura nedir?, E-Fatura mükellefi kimlerdir? E-Fatura’nın avantajları nelerdir? gibi daha pek çok soru akıllara gelmektedir. Yazımızdan faydalanarak bu sorulara ve daha pek çok soruya yanıt bulabilirsiniz.

 

1. e-Fatura nedir?
2. e-Arşiv kimler için zorunlu?
3. e-Faturaya geçmenin avantajları nelerdir?
4. e-Faturaya nasıl başvurulur?
5. Nasıl e-fatura gönderirim?
6. Hem kağıt fatura hem e-fatura düzenlemek mümkün mü?
7. Karşı tarafın da e-fatura kullanıcısı olması gerekir mi?
8. e-Fatura çıktısı almam gerekir mi?
9. e-Fatura çıktısında mühür ya da ıslak imza kullanmam gerekir mi?
10. e-Fatura entegratörü de ne?
11. e-Faturada iade faturası var mı?
12. e-Fatura iptal edilebilir mi?
13. e-Fatura nasıl arşivlenir?
14. Muhasebecimle ilişkim nasıl değişecek?
15. e-Fatura sıra-seri no nasıl işler?
16. e-Fatura ile irsaliye hazırlanır mı?
17. Tekrar mali mühür almam gerekir mi?
18. Serbest meslek makbuzu kesenler e-fatura kullanabilir mi?
19. Müşterilerimin e-fatura kullanıcısı olup olmadığını nasıl anlarım?
20. e-Fatura kullanırsam e-defter de kullanacak mıyım?

 

1. e-Fatura nedir?

e-Fatura, elektronik ortamda hazırlanan ve herhangi bir kağıda basılmayan fatura türü olup, söz konusu fatura Maliye’nin sunucuları üzerinden alıcı veya satıcıya iletilmektedir. E-fatura programları aracılığı ile kolayca yapılabilir. Elektronik faturanın iki türü vardır; e-fatura ve e-arşiv. E-Fatura, her iki tarafında da e-Fatura kullanıcısı olması halinde kullanılmaktadır. E-Arşiv ise e-fatura mükellefi olmayan tüzel kişilere ve vergi mükellefi olmayan gerçek kişilere elektronik ortam üzerinden fatura gönderme türüdür.

2. e-Arşiv kimler için zorunlu?

GİB tarafından yayımlanan yeni düzenleme tebliğine göre 2020 ve 2021 yılı brüt satış hasılatı 4 milyon TL, 2022 ve takiben kesilen hesap dönemleri için ise 3 milyon TL ve üzeri olan mükelleflerin e-fatura ve e-arşiv sistemine geçmesi zorunludur.

3. e-Faturaya geçmenin avantajları nelerdir?

e-Fatura, kağıt fatura hazırlamak için geçen uğraştırıcı süreci ortadan kaldırarak büyük bir kolaylık sağlamaktadır. Öyle ki faturanın hazırlanması, bastırılması, maliyeden onaylatılması, faturanın yazdırılması, ıslak imza, kaşeletmek, zarflama, kargolamak, müşteriye ulaşması takibi, tahsilat yapmak ve fatura arşiv süreci yönetme gibi uzun bir süreci minimuma indirerek dijital ortamdan yürütmeye yarar. E-fatura sistemine geçmenin avantajları aşağıdaki şekildedir;

• Faturalama maliyeti minimuma indirilir ve harcamalarınız kısıtlanır.
• Tahsilat işlemleri hızlanır ve nakit akışını daha kolay bir şekilde takip edebilirsiniz.
• Çok sayıda fatura yığınıyla uğraşmak zorunda kalmazsınız.
• Muhasebeciyle sistematik bir şekilde çalışmanıza yardımcı olur ve evraklarla zaman kaybetmenizin önüne geçer.
• Çevre dostu bir sistem olup, kağıt tüketimini minimuma indirir.

 

4. e-Faturaya kimler geçebilir? e-Fatura başvurusu nasıl yapılır?

e-Fatura uygulamasına geçiş ile ilgili iki önemli nokta vardır:

• Gerçek ya da Tüzel kişiliğiniz olmalı
• Herhangi bir ciro kısıtlaması bulunmuyor.

22 Ocak 2022 tarihinde Gelir idare Başkanlığı tarafından yayınlanan tebliğ ile beraber ciro limitleri geçmiş yıllara göre düşürüldü. 2022 yılında e-fatura kullanım zorunluluğu aşağıdaki şekildedir;
2020 ve 2021 yılı cirosu 4 milyon ve üzeri olan kurum ve kuruluşların 1 Temmuz 2022'e kadar e-fatura ve e-arşiv sistemlerine, 01 Temmuz 2022'den sonra e-fatura mükellefi olan firmaların da 01 Ocak 2023 tarihinde e-defter uygulamasına geçiş yapması zorunlu hale getirildi.e-Fatura uygulamasına geçmek için zorunluluğunuz bulunmasa da e-fatura sistemine gönüllü olarak geçiş yapabilirsiniz.
 

5. Nasıl elektronik fatura gönderip alabilirim?

e-Fatura göndermek için Maliye Bakanlığının sunduğu e-Fatura Portal’ını kullanabilirsiniz. e-Fatura Portal’ı aracılığıyla kolaylıkla e-Fatura hazırlayabilir, düzenleyebilir ve gönderebilirsiniz. e-Fatura Portal’ı, kullanıcıların e-fatura sistemini tanımak, kullanılabilirliğini artırmak ve yaygınlaştırmak için fatura adedi düşük fiyatlı olan bir çözümdür. Sisteme ek donanım veya yazılım almaya gerek duymadan, kendi entagratörü sayesinde kendi muhasebe uygulamanızda bulunan bilgileri alır ve e-fatura hazırlamanızı sağlar. Bunun yanı sıra e-fatura hizmeti veren herhangi bir portala üye olarak işlemlerinizi sorunsuz bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz.

6. Hem kağıt fatura hem e-fatura düzenlemek mümkün mü?

e-Fatura sistemine geçiş yaptıysanız, kağıt fatura hazırlayamazsınız. Kağıt fatura hazırlarken belirlediğini şablonu, dijital ortama aktararak kendinize özel e-fatura tasarımı yapabilir ve böylelikle kurumsal kimliğinizi yansıtabilirsiniz.
 

7. Fatura gönderdiğim (gerçek ya da tüzel) kişinin de elektronik fatura kullanıcısı olması gerekiyor mu?

e-Fatura kullanıcılarının faturalarını göndermesi için karşı tarafından da e-Fatura kullanıcısı olmasına gerek yoktur. E-Fatura düzenleyerek karşınızdakine gönderebilirsiniz. Hazırladığınız e-Fatura, karşı tarafa e-Arşiv olarak iletilir ve bu belgenin hukuki bir değeri vardır.

8. Elektronik faturanın çıktısını almam yazdırmam gerekiyor mu?

Herhangi bir e-Faturayı arşivlemek için çıktısını almanıza gerek yoktur. Müşterilerinize ve kullanıcılara faturaları elektronik ortam üzerinden gönderirsiniz ve süreç tamamen dijital ortamda gerçekleşir.

9. Peki ya e-faturayı yazdırıldığında mühür ya da ıslak imza kullanmalı mıyım?

E-Fatura hazırladığınızda, isterseniz çıktısını alabilirsiniz. Faturanıza herhangi bir ıslak imza veya mühür eklemenize gerek yoktur. Müşterileriniz, faturalarını matbu olarak saklamak istemesi halinde e-faturayı çıktı alın gönderebilirsiniz.

10. e-Fatura entegratörü nedir?

Faturalama konusunda farklı ihtiyaçları olan ve zaman zaman sayıca fazla fatura düzenlemek durumunda kalan mükellefler, kendilerine ait bilgi işlem alt yapısının yetersiz gelmesi halinde, teknik yeterliliğe sahip özel entegratör bilgi işlem sistemi sayesinde elektronik fatura alıp gönderme imkanı sağlanmaktadır. Kullanıcılar bazı durumlar özel entegratörlerle çalışmayı tercih edebilirler. Gelir İdare Başkanlığı’ndan özel entegrasyon izni alan kurum ve kuruluşlar bilgi işlem sistemini kullanarak e-fatura hazırlayabilirler.

11. e-Faturada iade faturası var mı?

e-Faturayı kullanıcıları, e-fatura iade işlemleri için kağıt faturada olduğu gibi iade işlemlerini gerçekleştirebilirler.

12. e-Faturayı nasıl iptal ederim?

e-Faturanın hatalı olduğunu fark ettiğinizde iptal etmeniz mümkündür. Kağıt faturalarda olduğu gibi elektronik fatura işlemlerinde de iptal ve iade yapmak mümkündür. Ancak faturanın türüne göre işlemin yapılış şekilleri farklılık gösterebilir. Göndermiş olduğunuz hatalı faturanın gönderilen kişi veya kurum tarafından 7 gün içerisinde reddedilmesi gerekir. 7 gün içerisinde reddedilmeyen e-faturalar onaylanmış olarak kabul edilir.

13. e-Faturayı nasıl arşivleyeceğim?

e-Faturaları kağıda bastırıp arşivlemek gibi bir zorunluluğunuz yoktur. E-Faturalar tamamen elektronik ortamda hazırlanır ve arşivlenmesi de yine dijital ortamda gerçekleşir. GİB ve Comportportalı üzerinden e-arşiv işlemlerinizi gerçekleştirebilirsiniz.

14. e-Faturaya geçersem muhasebecimle ilişkim nasıl değişecek?

e-Fatura sisteminin her geçen gün daha fazla kişi veya kurum tarafından tercih edilmesinin temel sebeplerinden biri de maliyeti düşürüyor olmasıdır. E-Fatura sistemi, maliyeti minimuma indireceği gibi operasyon sürecini de en tıkla halletmenizi sağlar. Tüm bunlara ek olarak muhasebeciyle çalışma sürecini kolaylaştırır ve muhasebe programlarından daha kolay faydalanmanızı sağlar. E-Fatura, kişi veya kurumlara kolaylık sağlayacağı gibi muhasebeciler için de faydalıdır. Yüzlerce faturanın işlenmesi gerektiğinde bu saatler alabileceği gibi e-Fatura uygulamasında iş yükü yarıdan fazla düşürülmektedir. Bu sayede muhasebecilerin operasyonel sürecinde de ciddi zaman kazancı elde edilir. Muhasebeciler, kullandığı muhasebe programına, E-Fatura bilgilerini dışa aktararak veri girişlerini kolaylıkla gerçekleştirebilir. E-Fatura sistemiyle beraber firmaların, faturalarını muhasebecilerine fiziksel olarak iletmelerine gerek kalmaz.

15. e-Fatura sıra-seri numarası nasıl işleyecek?

Herhangi bir portal üzerinden e-fatura hazırlamanız halinde, sistem otomatik olarak bir fatura numarası verir. Bu numaralar, e-fatura ve e-arşiv için farklılık gösterebilir ve numaralar birbirini takip etmeyebilir.

16. e-Fatura sistemi ile irsaliye hazırlayabilir miyim?

Hazırlanan elektronik faturada düzenlenme tarihinin yanı sıra aynı zamanda saat ve dakika olarak gösterilmesi durumunda elektronik faturanın kağıt çıktısı irsaliye görevi görmektedir. Ancak fatura çıktısına, “İrsaliye yerine geçer” şeklinde yazılması ve kaşelenmesi, ek olarak ise imzalanması gerekmektedir. Bu özellikten faydalanmak için e-Faturanın, ürünün teslim edileceği tarihte hazırlanmış olması gerekmektedir.

17. Mali mühürsahibinin tekrar almasına gerek var mı?

Mevcut mali mührünüz varsa e-fatura için tekrar mali mühür almanıza gerek yoktur. Mevcut mührü kullanmaya devam edebilirsiniz.

18. Serbest meslek makbuzu (SMM) kesenler e-fatura kullanabilirler mi?

Bu sorunun cevabı hayırdır. SMM bir fatura olmadığı için bunun yerine bir fatura türü olan E-Faturayı kullanmak mümkün değildir. E-Fatura kullanıcısı olabilmek için fatura kesiyor olmanız gerekmektedir.

19. Müşterilerimin e-fatura kullanıcısı olup olmadığını nasıl anlarım?

e-Fatura uygulamasına geçiş yapan kurum ve kişilerin bunu müşterilerine bildirmesi gerekiyor. E-Fatura portalında bulunan liste her zaman düzenli olarak güncellenmektedir. Listeyi kontrol ederek bilgi alabilirsiniz. Tedarikçiler, vergi numarasıyla sorgulama yaparak e-fatura kullanıcısı olup olmadığını sistem üzerinden kontrol edebilirsiniz.

20. e-Fatura kullanırsam e-defter de kullanacak mıyım?

509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Tebliğinde yer alan bilgilere göre Ocak 2023 yılında e-fatura mükelleflerinin e-Defter uygulamasına geçmeleri zorunludur.

Bu içerik ERP programı üreticisi Comport tarafından hazırlanmıştır.